Gestão de Projetos aplicada a reformas e abertura de agências de uma Cooperativa de Crédito

• Autor

  Diogo Gomes da Silva

• Orientador

  Cecilia Sosa Arias Peixoto

• Universidade

  UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO

• Tipo de Curso

  Especialização/MBA

• Tipo

  Monografia

• Ano de Produção

  2018

Introdução

Os projetos são sequências de atividades temporárias, com data de início, período de execução e data para término. O termo temporário não tem a ver com curtos períodos de tempo, pois uma atividade pode se delongar por vários anos. Sendo assim, a administração correta dos projetos é de suma importância, pois uma vez iniciados, surgem diversos desafios, como definir o escopo, o cronograma, o orçamento, as atividades e envolver todos os “stakeholders” para que a entrega possa ser concluída (Maximiano, 2014). De acordo com Boutinet (2002), projetos sempre são estratégias de mudança, seja no intuito de resolver problemas ou aproveitar oportunidades na situação presente, ou por antecipação de situações no futuro. Os projetos surgem de demandas diversas, podem ter origem de uma encomenda de um cliente, para resolver determinado problema de uma instituição, ou em processos internos de renovação que podem muitas vezes resultar em novos sistemas ou processos (Boutinet, 2002; Maximiano, 2014). A Gestão de projetos, segundo o Guia “Project Management Body of Knowledge” [PMBOK], é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. O gerenciamento de projetos baseia-se na aplicação e integração apropriadas de quarenta e sete processos de gerenciamento de projetos, organizados em cinco grupos de processos. Esses cinco grupos de processos são: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. Dentre os benefícios do uso destes grupos de processos em projetos, um deles é de que se pode ter uma clara definição do início do projeto, onde normalmente nomeia-se o gerente, atribuindo e delimitando os poderes a ele para que seja realizada a mobilização da equipe de execução (PMBOK, 2017). Um dos processos da gestão de projetos é a gestão das aquisições do projeto, que possui ferramentas e processos para o gerenciamento de contratos e controle de mudanças. Esses processos são necessários para administrar e desenvolver contratos ou pedidos de compra que são solicitados pelos membros da equipe que foram previamente autorizados a fazerem aquisições (PMBOK, 2017). Uma das modalidades de contratos atualmente utilizados na construção civil é o contrato na modalidade “Turn Key” ou também conhecida como chave na mão, que possuem a particularidade de que a obra é entregue pronta, acabada e operando, e onde são estabelecidas taxas de sucesso ou garantia de desempenho, sem que o contratante interfira no gerenciamento da contratada. Segundo Vian (2006), para o contratante, o benefício de optar por este modelo de contrato, é restringir o gerenciamento da implantação do empreendimento com uma única interface (Xavier et al, 2010; Vian, 2006). Atualmente, muitas organizações enfrentam dificuldades no que diz respeito ao gerenciamento de projetos, gerando dificuldade na relação entre os setores, resultando em pouco ou nenhum engajamento das partes interessadas. Além disso, são reportados problemas de baixa qualidade das entregas e custo elevado. A exemplo disso levantaram-se algumas dificuldades na condução de projetos de reformas e abertura de novas agências de um Sistema Cooperativo de Crédito Solidário, que tem a sua sede nacional localizada em Francisco Beltrão, no estado do Paraná, e é considerado como o maior sistema de cooperativas de crédito rural solidário do Brasil. Esta Cooperativa não possuía um método de gestão padronizado de reformas e implantação de novos Pontos de Atendimento [PA]. Havia algumas falhas nos processos que provocavam atrasos nas entregas, falta de controle de investimento e falta de padronização dos materiais aplicados. Como consequência da falta de um processo padronizado de condução das obras, surgia a dificuldade de sincronização dos trabalhos dos empreiteiros com os demais profissionais terceirizados da obra, como fornecedores de móveis, infraestrutura elétrica e de dados. Também era destaque que as reformas ou construções, na maioria das vezes, não passavam pela avaliação da Central da Cooperativa, gerando resultados insatisfatórios no quesito arquitetônico, conceitos de layouts internos para atendimento, materiais empregados e padronização da marca nos diversos Pontos de Atendimento da Cooperativa. Outro fator que impactava negativamente os resultados era a quantidade de terceirizados envolvidos em diferentes projetos, não permitindo uma continuidade daquilo que era definido inicialmente, sendo necessário detalhar o processo novamente com a nova equipe que realizava a obra em outra localidade, pois a definição das equipes ficava a critério da direção e gerência de cada PA, que muitas vezes não tinha um olhar estratégico do Sistema como um todo. Neste sentido, tornou-se necessária a implementação adequada de uma gestão de projetos ao Sistema Cooperativo de Crédito, a fim de buscar a padronização dos processos, tendo como critério a otimização dos recursos disponíveis para tal. Assim sendo, este trabalho tem como objetivo apresentar a implementação de um programa, com processos padronizados para as reformas e abertura de novas agências da Cooperativa, baseados nas boas práticas de gestão de projetos e possibilitando a utilização de contratos “Turn Key”.